Centralhandelskammarens integritetspolicy

Registerhållare:

Centralhandelskammaren
FO-nummer: 0201469-2

och

Keskuskauppakamarin Palvelu Oy
FO-nummer: 0427797-1

Kontaktuppgifter i dataskyddsärenden: tietosuoja@kauppakamari.fi
eller i adressen Alexandersgatan 17, PB 1000, 00101 Helsingfors

I denna integritetspolicy menar man med Centralhandelskammaren både Centralhandelskammaren och Keskuskauppakamarin Palvelu Oy.

Grund för hantering och rättsgrund

Centralhandelskammaren är en sammanslutning som består av handelskamrarna, och som verkar som handelskamrarnas gemensamma organ och stöder handelskamrarna i skötseln av de uppgifter som ankommer på dem.
Centralhandelskammaren utvecklar verksamhetsförutsättningarna för näringslivet i hela landet, beviljar förtjänsttecken som Finlands näringslivs erkänsla och sköter de offentliga uppgifter som ålagts den.
Centralhandelskammarens verksamhet styrs av handelskammarlagen (878/2002).

Grunden för hantering av personuppgifter är att sköta om

uppgifter som ålagts Centralhandelskammaren i handelskammarlagen eller annan lag,
uppgifter som nämns i Centralhandelskammarens regler om de verksamma organens regler eller instruktioner,
förhållandena med medlemar, förtroendemen, experter och andra intressegrupper,
marknadsföringen av tjänster, produkter och publikationer,
kommunikation,
administration och vidarebefording av kontaktuppgifter
genomförning av personauktorisering eller godkännande eller offentlig säkerställning
utbetalning eller indrivning av betalningar, premier och ersättningar samt
uppläggning och genomförning av enkäter, statistik och annan forskning.

Till Centralhandelskammarens uppgifter hör också:

att välja skiljemännen och ansöka om förordnande av en god man för skiljeförfarande i de inlösensituationer om vilka föreskrivs särskilt i aktiebolagslagen (624/2006),
att sköta de uppgifter som den har ålagts i lagen om fastighetsförmedlingsrörelser och rörelser för förmedling av hyreslägenheter och hyreslokaler (1075/2000), samt
att sköta de uppgifter som den har ålagts i denna lag och i lagen om fastighetsfonder (1173/1997). (14.12.2012/779)

Centralhandelskammaren koordinerar också bestyrkning av handlingar för utrikeshandeln.

Vi handskas med personuppgifter då:

hantering av personuppgifter är nödvändigt för att genomföra ett kontrakt där en person är en delpart, eller då personen ber att genomföra de åtgärder som föregås av att göra upp ett kontrakt
- Centralhandelskammaren kan t.ex. på basen av arbetskontrakt eller förmedlingsklausul hantera personuppgifter
hantering av personuppgifter är nödvändigt för att följa lagstadgad skyldighet
- Centralhandelskammaren kan hantera personuppgifter om lagstiftningen så kräver t.ex. på basen av bokföringslagens förvaringsskyldighet
hantering av personuppgifter är nödvändigt för att genomföra uppgift som berör allmänt intresse eller för att använda den allmänna makt som tillhör registerhållaren
- Centralhandelskammaren kan hantera personuppgifter då det är frågan om information som berör en persons ställning och uppgifter samt deras skötsel i en offentlig sammanslutning, i näringslivet, föreningsverksamhet eller annan liknande verksamhet i den utsträckning som hanteringen är av allmänt intresse och hanteringen är i rätt propotion till önskvärt och motiverat ändamål.
hantering av personuppgifter är nödvändigt för att genomföra registerhållarens eller en tredje parts berättigade förmåner, utom då den registrerades förmåner förbigås av krav på skydd av personuppgifter eller grundförmåner och -friheter.
- Centralhandelskammaren har för att kunna bedriva sin verksamhet vissa berättigade förmåner, som rätt att främja försäljningen av sina produkter och tjänster via marknadsföring och försäljning, och Centralhandelskammaren kan genom denna berättigade förmån idka direkt marknadsföring och försäljning. Andra berättigade förmåner, på basen av vilka personuppgifter kan hanteras, är bl.a. rådgivning och annan kundbetjäning, verksamhetens utveckling och utredning av eventuellt missbruk. Den registrerade har alltid möjlighet att anmäla t.ex. via responsmeddelande att hen inte vill ha meddelanden från Centralhandelskammaren.

Personuppgifter som hanteras och hanteringslogik

Personuppgifterna samlas direkt från den registrerade själv, från offentliga källor gällande personens ställning, uppgifter samt deras skötsel i en offentlig sammanslutning, i näringslivet, föreningsverksamhet eller annan liknande verksamhet, eller från tillförlitliga källor som t.ex. från behandlade ärenden i Centralshandelkammarens utskott och råd.

Du är inte tvungen att ge oss dina personuppgifter, men i så fall kan vi inte erbjuda våra tjänster till dig.

De uppsamlade personuppgifterna kan sorteras enligt följande:

Grunduppgifter: namn, titel, organisation, handelskammarområde (vid behov)
Kontaktuppgifter: adress, telefonnummer, epostadress
Ekonomiska uppgifter: uppgifter angående fakturering
Uppgifter angående lagstadgade krav: skatteuppgifter
Uppgifter om dem som deltar i möten, evenemang och andra tjänster: väsentlig information om organisationen och deltagande i evenemang, födelsetid i dessa evenemang och tjänster där den informationen är nödvändig, uppgifter angående dietmat vid behov, fotografier, inspelningar av evenemang.
Identifikationsdata (vid behov): personnummer/ födelsetid, meritförteckning, passuppgifter, brottsregisteruppgifter
Digitalt insamlade uppgifter: uppgifter angående digitala tjänster och uppgifter om bruk av den digitala tjänst som är skapad för användaren samt den tekniska information som skickas till användarens digitala anordningar (som datorer och mobila anordningar) samt uppgifter om cookies och annan liknande teknik.
Andra uppgifter: personuppgifter angående ärenden som behandlas i utskott och råd, uppgifter angående auktorisering eller godkännande, uppgifter om enskild arbetstagares arbetsår angående beviljandet av förtjänsttecken, uppgifter angående forskningsverksamhet, uppgifter om medlemskap i Internationella handelskammaren (ICC).

Personuppgifterna avlägsnas från hanteringen: Centralhandelskammaren hanterar dina personuppgifter så länge som Centralhandelskammaren har någon av tidigare nämnda hanteringsgrunder och en rimlig tid efter det. Då hantering av personuppgifter är nödvändig för att genomföra en uppgift av allmänt intresse, eller då den allmänna makt som tillhör Centralhandelskammaren används kan vissa personuppgifter hanteras tillsvidare då det gäller arkivering, vetenskaplig eller historisk undersökning eller av statistiska skäl.

Hanteringslogik: Personuppgifter hanteras endera genom användning av automatisk databehandling eller manuellt. I hanteringen ingår ej automatisk beslutsfattning eller profilering.

Skyddande av personuppgifter

Centralhandelskammaren hanterar personuppgifter på ett tryggt och ett lagstadgekravfyllande sätt. Dokumentmaterialet förvaras i ett utrymme skyddat av åtkomstkontroll och deras användning övervakas genom användarrättsadministration. Genom administration av databehandlingsrätt övervakas att uppgifter och deras delområden endast får hanteras av legitimerade personer. Uppgifterna är isolerade från offentligt kommunikationsnätverk med hjälp av brandväggslösningar. Då konfidentiella uppgifter skickas över kommunikationsnätet skyddas de av tekniska lösningar.

Den registrerades rättigheter

Som registrerad har du möjligheter av olika typ att påverka hanteringen av dina personuppgifter. I regel genomför vi din begäran inom en månad. Vi ber dig att ta kontakt via den epostadress som nämnts i början av denna integritetspolicy eller via post. Dina rättigheter är:

Rätt att få tillgång till de personuppgifter som samlats om dig.
- I praktiken förverkligas detta så att vi efter en korrekt och identifierad begäran levererar dig en rapport om personuppgifter som samlats om dig.
Rätt att begära korrigering eller borttagning av uppgifter som samlats om dig.
- Om du märker fel eller brister i dina uppgifter kan du begära om korrigering.
Rätt att begära borttagning av dina personuppgifter
- Vi är förpliktade att ta bort begärda personuppgifter om dig om någon av följande villkor fylls och det ej finns lagstadgad grund eller förvaringsskyldighet ålagd av myndigheterna
  - personuppgifterna ej längre behövs för det bruk de hanterades;
  - du motsätter dig hantering p.g.a. personlig speciell situation och det ej finns motiverad grund för hantering eller du motsätter hantering av dina personuppgifter till direkt marknadsföring;
  - dina personuppgifter har hanterats lagstridigt;
  - dina personuppgifter bör tas bort för att följa lagstadgad skyldighet som tillämpas av Europeiska unionens rätt eller Finlands lagstiftning gällande Centralhandelskammaren; eller
  - det kommer fram att det är frågan om ett barns personuppgifter som samlats in i samband med en erbjuden tjänst i informationssamhället
Rätt att begränsa hantering av de personuppgifter som samlats om dig. Du kan begära Centralhandelskammaren att begränsa hanteringen av dina personuppgifter ifall:
- du förnekar att de personuppgifter vi har om dig är korrekta;
- hanteringen är lagstridig och du kräver begränsning i stället för borttagning;
- vi ej mera behöver personuppgifterna i fråga till hanteringsändamål beskriven tidigare, men du behöver dem till att sätta upp, presentera eller försvara dig inför ett rättsligt krav
- du har motsatt dig hantering av personuppgifter och väntar på på bestyrkning om Centralhandelskammarens motiverade grunder förbigår dina grunder
Rätt att motsätta dig hantering av dina personuppgifter. Om Centralhandelskammaren hanterar dina uppgifter med motiverad grund har du rätt att på basen av din personliga speciella situation motsätta dig hantering av dina personuppgifter. Du har rätt att motsätta dig hantering av dina personuppgifter för direkt marknadsföring.
Rätt att överklaga till tillsynsmyndighet. Om eventuell oenighet mellan dig och Centralhandelskammaren angående hantering av dina personuppgifter ej kan lösas i godo har du rätt att föra saken att lösas till dataskyddsansvarig.

Överlåtning av personuppgifter och mottagargrupper

Centralhandelskammaren överlåter uppgifter inom ikraftvarande och förpliktande lagstiftning till t.ex. myndighetsverksamhet, att uppehålla kontakt med intressegrupper samt till att genomföra enkäter och forskning samt uppehålla statistik. Centralhandelskammaren överlåter dina uppgifter åt tredje parter som utför tjänster åt Centralhandelskammaren. Dessa tjänster kan vara t.ex. kundtjänst, programvarutjänst, teknisk databehandling och -analys, marknadsföring samt olika kampanjer. Centralhandelskammaren kan dela grundinformation om deltagarna, som deltar i våra evenemang, åt andra deltagare av dessa evenemang.

Dessutom kan man begära att få se de offentliga personuppgifter vi hanterar. Offentliga personuppgifter kan överlåtas på begäran enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) 13 och 16 § till den del som det är uppgifter uppsamlade i Centralhandelskammarens syfte att sköta en offentlig betrodd uppgift. Personuppgifter överlåts åt den andra parten av ett ärende som behandlas av Centralhandelskammarens utskott och råd samt medlemar i utskotten och rådet.

De uppgifter som kan ses offentligt kan vara information om personer som fått förtjänsttecken samt för att få offentlig försäkring om genomförningen av auktorisering eller godkännande av förtroendemän eller enskilda personer. Dylika uppgifter kan vara t.ex. de registrerades namn, telefonnummer, ort eller epostadress.

Överförning av personuppgifter utanför EU eller EES

Centralhandelskammaren överför personuppgifter utanför medlemsländerna i Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet ifall tjänsteleverantören eller samarbetspartnern finns utanför dessa områden. I dessa fall sköter vi om korrekta skyddsåtgärder för att försäkra de registrerades rättigheter och friheter i enlighet med tillämpad dataskyddslagstiftning.