Aikaa ei voi hallita, mutta hyvä suunnittelu auttaa

Anne HorttanainenUusi vuosi on koittanut ja on aika laittaa taas kalenterit kuntoon alkavaa vuotta ajatellen. Mitäpä, jos lupaisit itsellesi uuden vuoden lupauksena, että tänä vuonna ei ole kiire.

Kuulostaako tehottomalta? Usein nimittäin sekoitamme kiireen tehokkuuteen, jotka ovat kuitenkin aivan eri asioita. Kiire on tulipalojen sammuttelua. Se ei tarkoita sitä, että olisi tuottavaa. Teho on oikeiden asioiden tekemistä ja tehokkuus on oikeiden asioiden tekemistä hyvin.

 

Kiire liittyy puutteelliseen ajankäytön hallintaan. Tosiasiassa aikaa ei kuitenkaan voi hallita, mutta se on jokaiselle meistä arvokkain asia ja tärkein resurssi. Tämä vuoksi aikaa ja sen käyttöä tulee johtaa hyvin. Ajankäytön johtamiseen liittyy kuitenkin muutamia ongelmia: ajankäytön arviointi on haastavaa ja aikaa ei voi säilöä myöhempää käyttöä varten.

Millä sitten pääsemme siihen, että kaikki aika ei kulu akuuttien asioiden hoitoon? Kaiken takana on ensinnäkin huolellinen suunnittelu. Usein ongelma on ajankäytön yli- tai aliarvioinnissa. Kumpikaan ei tuota laadukasta tulosta. Kannattanee aloittaa karkean vuosisuunnitelman tekemisellä, ajoittaa tärkeimmät asiat kuukausikohtaisesti sekä laatia yksityiskohtaiset viikko-  ja päiväsuunnitelmat työlistauksineen. Suunnittelussa on kuitenkin olennaista se, että kalenteriin jätetään joustovaraa ja että kalenterista varataan myös laatuaikaa töiden tekoon. Laatuajalla töissä tarkoitetaan sitä, että kalenterissa on varattuna tyhjää aikaa jokaiselle viikolle, jolloin hoidetaan niitä kaikkein tärkeimpiä asioita kuten suunnittelua, toiminnan kehittämistä ja verkostoitumista. Näistä kun on tapana tinkiä ja kerrannaisvaikutukset näkyvät myöhemmin kiireenä.

Kuulostaa helpolta, mutta arjessa vaikeampi toteuttaa. Muista asettaa itsellesi palkinto suunnitelman noudattamisesta, jotta olet motivoitunut noudattamaan suunnitelmaa. Läksytä itseäsi, jos suunnitelma ei toteudu. Tunnista myös oma energiatasosi suunnitelmaa tehdessäsi ja jaotellessasi asioita kiireellisiin, kiireettömiin, tärkeisiin ja vähemmän tärkeisiin. On täysin omasta energisyydestäsi kiinni, mihin aikaan päivästä juuri sinun kannattaa hoitaa mitäkin asiaa. Toisilla ei esimerkiksi kirjoittamistyö suju aamutuimaan, joten artikkeleiden kirjoittamiselle on parasta varata aikaa iltapäivästä, kun taas aamupäivät ovat tehokasta aikaa tapaamisten, kokousten ja juoksevien rutiinien hoitoon.

Hyvän suunnitelman lisäksi tulee jokaisen tunnistaa myös omat aikasyöppönsä. Kuluuko sinulla esimerkiksi kohtuuttomasti aikaa asioiden etsimiseen? Meillä jokaisella menee keskimäärin tunti päivässä papereiden löytämiseen työpöydältä. Suursiivous työpisteessä ja tietokoneen kansionhallinnan järkeistäminen voivat kummasti auttaa asiaa. Sama pätee myös sähköpostiin. Hyvä sääntö pitää mielessä on se, että keittiössä jokaisella esineellä on paikkansa – sama koskee myös työhuonetta ja jokaista dokumenttia siellä riippumatta siitä, onko se perinteisessä vai sähköisessä muodossa.

Pahin aikasyöppö taitaa kuitenkin olla vitkuttelu. Teemme siis muita asioita kuin niitä, joita oikeasti pitäisi – sijaistoimintoja. Ratkaisuna voi olla se, että listaat tärkeimmät työt ja teet niistä välittömästi pari, suunnittelet ja aikataulutat muiden tekemisen, annat itsellesi keppiä ja porkkanaa riippuen siitä, sujuvatko asiat asettamassasi aikataulussa.

Uskomaton aikasyöppö on myös halvaannuttava perfektionismi – meidän juristien perisynti. Asiaa hiotaan ja hiotaan, eikä valmista tule millään. Aseta asioille aikaraja ja päätä, että asia on silloin valmis eteenpäin luovutettavaksi. Tarkkuus on tärkeää, mutta ihan joka-asiassa ei tarvitse miettiä pisteen ja puolipisteen välistä eroa.

Muita aikaa vieviä asioita ovat esimerkiksi jatkuvat keskeytykset. Näihinkin voi varautua siten, että keskität esimerkiksi puhelut ja sähköpostit tiettyyn ajanjaksoon päivässä sekä opettelet sanomaan kohteliaasti ”ei juuri nyt” huoneeseesi pyrkiville henkilöille. Jos tämä ei millään onnistu, tee ainakin keskeytyksistä lyhytkestoisempia. Poista huoneestasi esim. ylimääräinen tuoli tai aseta laukkusi siihen. Asiat hoituvat yleensä seisten nopeammin, kun kukaan ei pesiydy mukavaan vierastuoliisi.

Jos havaitset, että itsellesi tai esim. alaisellesi asetetut tavoitteet eivät hoidu sovitussa ajassa, tarkista voiko syy tähän olla se, että asetetut tavoitteet ovat liian mahdottomia tai liian haasteettomia. Molemmat vaihtoehdot johtavat motivaatiotason laskuun, joka kuluttaa turhaan aikaa.

Aloita aikasöyppöjen torjunta siten, että kirjoitat paperille viisi eniten aikaasi turhaan kuluttavaa asiaa. Sen jälkeen kirjoita ratkaisu jokaiseen näistä. Toteuta kolme näistä ratkaisuista ja huomaat, että ongelma on lähes ratkaistu.

Hyvä tekniikka on myös tuttu viiden D:n tekniikka. Kirjoita tehtävät asiat paperille ja sen jälkeen valitse jokaiselle tehtävälle yksi alla olevista etenemistavoista :

•        Do it! (Tee se!)

•        Delegate it! (Jaa vastuu!) –   ja muista, jos delegoit, delegoi asia kokonaan, äläkä vain pintapuolisesti.

•        Dump it! (Jätä se!)

•        Deadline it! (Tee aikataulu!)

•        Dissect it! (Jaa se osiin!)

Muista myös, että aikatauluta prioriteettisi älä priorisoi aikatauluasi. Kyse on lopulta itsensä johtamisesta – aikaa ei voi johtaa – itseään voi!

Kiireetöntä Uutta Vuotta toivottaen

Anne Horttanainen

2 kommenttia artikkeliin ”Aikaa ei voi hallita, mutta hyvä suunnittelu auttaa

  1. Suurlähettiläitä lainaten ”Kuka voisi kellot seisauttaa ja ajan pysäyttää, kun maailma antaa kaikkein parastaan.” Hyvää asiaa Anne!

  2. Julistin omalla työpaikallani kiire-sanankin pannaan jo muutamia vuosia sitten. Helppoa se ei ole ollut. Nykyäänkin, kun on oikein tosi paljon tekemistä, muistutan itseäni mielessäni kuin mantraa hokien, että ”nautin kiireettömästä arjesta”. Milloinhan oppisi elämään niin kuin parhaaksi tietää?

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *