Ohjelmistojen tilaamisessa on tärkeää panostaa tarvemäärittelyyn ja tarkistaa sopimusten sisältö huolellisesti. Tällä hetkellä ostetaan paljon valmisohjelmistoja ja erityisesti palveluina ostettavia ratkaisuja (Software as a Service). Keskuskauppakamarin ohjelmistoihin erikoistunut HTT-tavarantarkastaja Jani Antikainen kertoo, mitä ohjelmistojen tilaamisessa on hyvä ottaa huomioon.
Antikaisen mukaan ohjelmistojen tilaamisessa on tärkeintä määrittää ja kirkastaa itselleen, mitä halutaan tilata.
”Tilattu ohjelmisto ei aina vastaa toimitettua ohjelmistoa. Koko prosessin ajan olisi hyvä seurata, että tehdään ja tilataan oikeaa asiaa eli osallistutaan aktiivisesti toiminnalliseen todentamiseen”, kertoo Antikainen.
Muutosten hinta projektin alussa voi olla kymmenesosan siitä, mitä kyseinen muutos maksaa kehityksen loppupäässä esimerkiksi hyväksymistestauksissa. Panostaminen tarpeen ja toiminnallisuuksien määrittämiseen maksaa itsensä monin kerroin takaisin kehittämis-, testaamis- ja käyttöönottovaiheissa.
”On hyvä kiinnittää huomiota myös toimituksen hyväksymiskriteereihin, joita ovat esimerkiksi asiakkaan toimittama testaushyväksyntä määritettyihin toiminnallisiin käyttötapauksiin liittyen”, Antikainen sanoo.
Käy sopimukset huolellisesti läpi
Antikainen muistuttaa kiinnittämään suurta huolellisuutta papereihin ja niiden tulkintajärjestykseen, koska monitasoisia, sisäkkäisiä ja osin toisiaan poissulkevien sopimusten osia tulee varmasti vastaan.
”Yhdessä paperissa luvattu hyvä ja joustava voi hyvin olla tulkintajärjestyksessä korkeamman paperin ylikirjoittama”, kertoo Antikainen.
Samaa asiaa korostaa myös Keskuskauppakamarin lakimies Raisa Harju.
”Tavarantarkastus on luonteeltaan tekninen eikä siinä voida ratkaista sopimusepäselvyyksiin liittyviä kysymyksiä”, Harju sanoo.
”Jos ohjelmisto ei toimikaan toivotusti, palataan luonnollisesti ensin siihen, millä tavoin toteutettu eroaa alkuperäisesti määritellystä ja neuvotellaan toimittajan kanssa korjaavista toimenpiteistä. Tavarantarkastaja voi hyvinkin lyhyellä katsauksella löytää ratkaisun tilanteeseen, jolloin voidaan välttyä tilanteen pitkittymiseltä, suurilta kustannuksilta ja mahdollisilta oikeuskäsittelyiltä, jotka harvemmin ovat kummankaan osapuolen intresseissä”, Antikainen kertoo.
Tyypillisimmillään ohjelmistojen tavarantarkastukset liittyvät niiden toiminnallisuuteen. Vaikka tavarantarkastuksessa ei voidakaan ratkaista sopimuksiin liittyviä ongelmia, antaa tavarantarkastajan tekemä tekninen selvitys testauksineen usein hyvät eväät myös sopimusriitojen ratkaisuun, Raisa Harju jatkaa.
”Ohjelmistojen/ICT-palveluiden osalle tarkastuksille olisi varmasti kysyntää, jos tietoisuus palvelun olemassaolosta olisi tunnettua. Yhteydenottoja on tullut niin ohjelmiston tilaajalta kuin toimittajaltakin”, Antikainen summaa.