Keskuskauppakamarin ilmoituskanavan tietosuojaseloste

Keskuskauppakamarin ilmoituskanavan tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste koskee Keskuskauppakamarin ilmoituskanavan (https://k3.ilmoituskanava.fi) kautta kerättyjä henkilötietoja ja niiden käsittelyä.

1. Rekisterinpitäjä

Keskuskauppakamari ry (y-tunnus 0201469–2) ja Keskuskauppakamari Palvelu Oy (y-tunnus 0427797–1) (jäljempänä Keskuskauppakamari)

Osoite: Keskuskauppakamari, PL 1000, Alvar Aallon katu 5 C, 00101 Helsinki
Puhelin: 09 4242 6200
Sähköposti: keskuskauppakamari@kauppakamari.fi

Tietosuoja-asioissa yhteydenotot pyydetään ohjaamaan osoitteeseen tietosuoja@kauppakamari.fi.

2. Mihin tarkoituksiin henkilötietoja käsitellään?

Ilmoituskanavan kautta voidaan tehdä ilmoituksia havaituista epäkohdista ja väärinkäytöksistä. Ilmoitus voi sisältää henkilötietoja. Henkilötietoja käsitellään ainoastaan Keskuskauppakamarin lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen, työnjohto- ja valvontaoikeuden käyttämiseen sekä vastaanotettujen ilmoitusten käsittelyprosessissa.

Henkilötietojen käsittely perustuu kolmansien henkilöiden tietojen, kuten ilmoituksen kohteena olevien henkilöiden tietojen, osalta rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen tai rekisterinpitäjän taikka kolmannen osapuolen oikeutettuun etuun ja ilmoittajan tietojen osalta suostumukseen tai rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettuun etuun. Ilmoituksia käsittelevien henkilöiden henkilötietojen osalta käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen tai oikeutettuun etuun.

Keskuskauppakamarin vastaanottamia ilmoituksia käsittelevät Keskuskauppakamarin nimeämät ilmoitusten käsittelijät. Ilmoitukseen sisältyviä henkilötietoja voidaan käyttää ilmoitetun asian selvittämisessä.

3. Miten henkilötiedot kerätään?

Ilmoitusta tehdessään ilmoittaja antaa tietoja havaitsemastaan epäkohdasta tai rikkomuksesta. Ilmoitus ei lähtökohtaisesti sisällä ilmoittajaa koskevia henkilötietoja, ellei ilmoittaja niitä nimenomaisesti anna. Ilmoitusta koskevassa ohjeistuksessa todetaan, että ilmoituksen tekeminen ei edellytä esimerkiksi ilmoittajan henkilötietojen antamista. Jos ilmoittaja antaa itseään koskevia tietoja, häntä käsitellään rekisteröitynä.

Ilmoitus voi sisältää muita henkilöitä koskevia henkilötietoja, jos ilmoittaja katsoo niiden olevan välttämättömiä ilmoituksen kannalta. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ilmoituksen käsittelyn yhteydessä.

Rekisterinpitäjä kerää ilmoitusten käsittelijöistä henkilötietoja ilmoitusten käsittelyä ja pääsynhallintaa varten.

Henkilötietoja voivat olla mm. nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja asema sekä tarvittaessa rooli tietojen käsittelijänä.

Ilmoituskanavapalvelu ei kerää ilmoittajasta henkilöllisyyden tunnistamista mahdollistavia tietoja, kuten IP-osoitteita tai evästeitä.

4. Miten henkilötietoja käsitellään?

Henkilötietoja käsitellään ilmoituskanavan kautta vastaanotettujen ilmoitusten käsittelemiseksi. Ilmoitusten perusteella rekisterinpitäjä ryhtyy tarvittaessa toimenpiteisiin.

Ilmoituksen sisältämät henkilötiedot tallennetaan ilmoituskanavapalvelun tietokantaan suojattuina. Tiedot ovat vain rekisterinpitäjän nimettyjen ilmoitusten käsittelijöiden käytössä. Rekisterinpitäjä voi rajata pääsyn ilmoituksiin eri ilmoitustyyppien tai käsittelijöiden roolin perusteella. Tarvittaessa rekisterinpitäjä voi siirtää tiedot rekisterinpitäjän tietokantaan käsittelyn ajaksi tai arkistointia varten. Tietoja säilytetään suojatussa muodossa.

5. Kenelle henkilötietoja voidaan jakaa?

Henkilötietoja käsittelevät rekisterinpitäjän nimetyt ilmoitusten käsittelijät. Käsittelijät eivät luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille muissa kuin lakiin perustuvissa tilanteissa, kuten esimerkiksi, jos ilmoituksen käsittely johtaa viranomaistutkintaan tai jos luovuttaminen on välttämätöntä ilmoituksen tutkinnan tulosten edellyttämien toimenpiteiden toteuttamiseksi.

Henkilötietoja voidaan myös jakaa kolmansille osapuolille tilanteissa, joissa ilmoitusten käsittelyn puolueettomuutta ei voida taata rekisterinpitäjän nimeämien ilmoitusten käsittelijöiden sidonnaisuuksien vuoksi. Tällöin ilmoituksen puolueettoman käsittelyn varmistamiseksi rekisterinpitäjä voi valtuuttaa ulkopuolisen käsittelijän / käsittelijät käsittelemään ilmoituksen tämän selosteen ja lain vaatimusten mukaisesti. Tällainen ulkopuolinen käsittelijä voi olla esimerkiksi tilintarkastaja, asianajaja tai muu riippumaton asiantuntija.

6. Siirretäänkö henkilötietoja EU-alueen ulkopuolelle? Miten henkilötietoja suojataan?

Emme siirrä henkilötietoja EU-alueen ulkopuolelle.

Ilmoitukset säilytetään suojatussa muodossa.

Ainoastaan rekisterinpitäjän nimeämät ilmoitusten käsittelijät saavat tiedon ilmoituksista ja pääsevät käsittelemään ilmoituksia palvelussa. Jokainen käsittelijä käyttää omia yksilöityjä käyttäjätunnuksia kirjautuessaan käsittelemään ilmoituksia. Järjestelmän teknisestä ylläpidosta vastaavalla henkilöllä ei ole oikeutta päästä ilmoitustietokantaan.

Ilmoitukset ja niihin liittyvät tiedot arkistoidaan suojatussa muodossa. Arkistoituihin tietoihin on pääsyoikeus nimetyillä ilmoitusten käsittelijöillä.

7. Kuinka kauan henkilötietoja käsitellään?

Henkilötiedot poistetaan ja tuhotaan viiden (5) vuoden kuluttua ilmoituksen saapumisesta, ellei niiden säilyttäminen ole välttämätöntä laissa säädettyjen oikeuksien tai velvoitteiden toteuttamista varten tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Tietojen edelleen säilyttämisen välttämättömyys tutkitaan viimeistään kolmen (3) vuoden kuluttua edellisestä tarkistamisesta. Tarkistamisesta tehdään merkintä tietokannassa oleviin tietoihin.

Henkilötiedot, joilla ei selvästi ole merkitystä ilmoituksen käsittelyn kannalta, poistetaan ilman aiheetonta viivytystä. Ilmoitus säilyy ilmoituskanavassa yhden (1) vuoden ajan siinä muodossa kuin ilmoittaja on sen lähettänyt. Säilytysaikaa ilmoituskanavassa voidaan pidentää oikeudellisista syistä. Ilmoituskanavasta ilmoitus tuhoutuu henkilötietoineen kokonaan säilytysajan päätyttyä. Arkistoon vietäessä käsittelijät poistavat henkilötiedot, joilla ei ole selvää merkitystä ilmoituksen kannalta.

Rekisterinpitäjä poistaa ja tuhoaa henkilötiedot sen jälkeen, kun henkilötietojen käsittely ei ole enää tarpeen.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeuksia liittyen henkilötietojen käsittelyyn. Oikeuksia voidaan lainsäädännössä rajoittaa. Kaikkien rekisteröityjen oikeuksien rajoitusten tulee perustua oikeasuhtaisiin ja välttämättömiin perusteisiin, kuten ilmoituksen oikeellisuuden selvittämisen turvaamiseen tai ilmoittajan henkilöllisyyden suojaamiseen, eivätkä ne saa rajoittaa rekisteröityjen oikeuksia enempää kuin on tarpeen.

Lähtökohtaisesti rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy omiin tietoihinsa paitsi, milloin pääsyn rajoittaminen perustuu tarpeeseen suojella rekisterinpitäjän tai kolmannen henkilön välttämättömiä oikeuksia. Tällainen tilanne on esimerkiksi silloin, jos pääsy tietoihin johtaa siihen, että ilmoittavan henkilön henkilöllisyys olisi vaarassa paljastua.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää hänestä kerättyjen tietojen oikaisemista tai poistamista. Myös tätä rekisteröidylle kuuluvaa oikeutta on mahdollista rajoittaa, jos rajoittamisen tarkoituksena on turvata rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite, erityisesti velvoite tarjota luotettava ja puolueeton ilmoituskanava.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää hänestä kerättyjen henkilötietojen poistamista edellyttäen, että jokin seuraavista perusteista täyttyy ja että muusta lainsäädännöstä tai viranomaismääräyksestä ei aiheudu tietojen säilyttämisvelvollisuutta:

1. henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsiteltiin;
2. rekisteröity vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyen eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä;
3. henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
4. henkilötiedot on poistettava Euroopan unionin oikeuteen tai Suomen lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä. Jos rekisterinpitäjä käsittelee tietoja oikeutetun edun perusteella, on rekisteröidyllä oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä.

Jos rekisteröidyn oikeutta on rajoitettu lain nojalla siltä osin kuin se on välttämätöntä ja oikeasuhtaista ilmoituksen oikeellisuuden selvittämisen turvaamiseksi tai ilmoittajan henkilöllisyyden suojaamiseksi, rekisteröidyllä on oikeus saada tietoonsa rajoituksen syyt ja pyytää tietojen antamista tietosuojavaltuutetulle.

Jos vain osa rekisteröityä koskevista tiedoista on sellaisia, että rekisteröidyn oikeuksia voidaan rajoittaa, rekisteröidyllä on oikeus saada tietää muut häntä koskevat tiedot.

Pääsääntöisesti rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn pyynnön kuukauden sisällä. Pyydämme ottamaan yhteyttä tämän tietosuojaselosteen kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen oikeuksiin liittyen.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.

9. Tehdäänkö profilointia?

Profilointia ei tehdä henkilötiedoille.

10. Minkä maan lakia tietojen käsittelyyn sovelletaan?

Tietojen käsittelyyn sovelletaan Suomen lainsäädäntöä.