Keskuskauppakamarin tietosuojaseloste

Keskuskauppakamarin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä:

Keskuskauppakamari
Y-tunnus: 0201469-2

ja

Keskuskauppakamarin Palvelu Oy
Y-tunnus: 0427797-1

Yhteydenotot tietosuoja-asioissa: tietosuoja@kauppakamari.fi
tai osoitteeseen: Alvar Aallon katu 5 C, PL 1000, 00101 Helsinki

Tässä selosteessa Keskuskauppakamarilla tarkoitetaan sekä Keskuskauppakamaria että Keskuskauppakamarin Palvelu Oy:tä.

Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusta

Keskuskauppakamari on kauppakamarien muodostama yhteisö, joka toimii kauppakamarien yhteiselimenä ja tukee kauppakamareita niille kuuluvien tehtävien hoitamisessa. Keskuskauppakamari kehittää koko maassa elinkeinoelämän toimintaedellytyksiä, myöntää Suomen elinkeinoelämän tunnustuksena ansiomerkkejä ja hoitaa sille säädettyjä julkisia tehtäviä. Keskuskauppakamarin toimintaa säätelee kauppakamarilaki (878/2002).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on hoitaa

• kauppakamarilaissa tai muussa laissa Keskuskauppakamarille säädettyjä tehtäviä,
• Keskuskauppakamarin säännöissä mainittujen toimielinten säännöissä tai ohjesäännöissä mainittuja tehtäviä,
• jäsen-, luottamushenkilö-, asiantuntija- ja muita sidosryhmäsuhteita,
• palvelujen, tuotteiden sekä julkaisujen markkinointia,
• viestintää,
• yhteystietojen ylläpitoa ja välittämistä,
• henkilön auktorisoinnin tai hyväksynnän julkisen varmistamisen toteuttamista,
• maksujen, palkkioiden ja korvausten suorittamista tai perimistä, ja
• kyselyjen, tilastojen ja muiden tutkimusten tekemistä sekä toteuttamista.

Keskuskauppakamarin tehtävänä on myös

• määrätä välimiehet ja hakea välimiesmenettelyä varten uskotun miehen määräämisiä osakeyhtiölaissa (624/2006) erikseen säädetyissä lunastustilanteissa;
• hoitaa sille kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä annetussa laissa (1075/2000) säädetyt tehtävät; sekä
• hoitaa sille tässä laissa ja kiinteistörahastolaissa (1173/1997) säädetyt tehtävät. (14.12.2012/779).

Keskuskauppakamari koordinoi myös ulkomaankaupan asiakirjojen vahvistamista.

Käsittelemme henkilötietoja, kun:

• Henkilötietojen käsittely on tarpeen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa henkilö on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi henkilön pyynnöstä.
  • Keskuskauppakamari voi esimerkiksi työsopimuksen tai välityslausekkeen perusteella käsitellä henkilötietoja.
• Henkilötietojen käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
  • Keskuskauppakamari voi käsitellä henkilötietoja lainsäädännön niin velvoittaessa esim. kirjanpitolain säilytysvelvoitteen perusteella.
• Henkilötietojen käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.
  • Keskuskauppakamari voi käsitellä henkilötietoja, kun kysymys on henkilön asemaa, tehtäviä sekä niiden hoitoa julkisyhteisössä, elinkeinoelämässä, järjestötoiminnassa tai muussa vastaavassa toiminnassa kuvaavista tiedoista siltä osin kuin käsittelyn tavoite on yleisen edun mukainen ja käsittely on oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun oikeutettuun päämäärään nähden.
• Henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät rekisteröidyn edut tai perusoikeudet ja –vapaudet syrjäyttävät tällaiset edut.
  • Keskuskauppakamarilla on toimintansa harjoittamiseen liittyviä oikeutettuja etuja, kuten oikeus edistää tuotteiden ja palveluiden myyntiä markkinoinnin ja myynnin keinoin, ja Keskuskauppakamari voi oikeutetun edun perusteella harjoittaa suoramarkkinointia ja myyntiä. Muita Keskuskauppakamarin oikeutettuja etuja, joiden perusteella henkilötietoja voidaan käsitellä, ovat muun muassa neuvonta ja muu asiakaspalvelu, toiminnan edelleen kehittäminen sekä mahdollisten väärinkäytösten selvittäminen. Rekisteröidyllä on aina mahdollisuus ilmoittaa esimerkiksi palauteviestillä sähköpostitse, ettei halua saada Keskuskauppakamarilta viestejä.

Käsiteltävät henkilötiedot ja käsittelylogiikka

Henkilötietoja kerätään suoraan rekisteröidyltä itseltään, julkisista lähteistä koskien henkilön asemaa, tehtäviä sekä niiden hoitoa julkisyhteisössä, elinkeinoelämässä, järjestötoiminnassa tai muussa vastaavassa toiminnassa taikka ne ovat peräisin luotettavista lähteistä kuten esimerkiksi Keskuskauppakamarin lautakunnissa ja neuvostossa käsiteltävistä tapauksista.

Sinun ei ole pakko antaa meille henkilötietojasi, mutta jos päätät niin, emme pysty tarjoamaan palveluitamme sinulle.

Keräämämme henkilötiedot voidaan jaotella seuraavasti:

• Perustiedot: nimi, titteli, organisaatio, kauppakamarialue (tarvittaessa).
• Yhteystiedot: osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite.
• Taloudelliset tiedot: laskutukseen liittyvät tiedot
• Lakisääteisiin vaatimuksiin liittyvät tiedot: verotustiedot.
• Kokouksiin, tapahtumiin ja muihin palveluihin osallistuneiden tiedot: olennaiset tiedot organisaatiosta ja tapahtumaan osallistumisesta, syntymäaika liittyen niihin tapahtumiin tai palveluihin, joiden osalta se on tarpeen, ruokavaliota koskevat tiedot tarvittaessa, valokuvat, tapahtumien videotallenteet.
• Tunnistamistiedot (tarvittaessa): henkilötunnus/syntymäaika, ansioluettelo, passitiedot, rikosrekisteritiedot.
• Digitaalisina kerätyt tiedot: digitaalisten palveluiden yhteydessä sekä käyttäjälle luodun digitaalisen sisällön käyttöä koskevat tiedot ja käyttäjän digitaalisiin laitteisiin (kuten tietokoneisiin ja mobiililaitteisiin) lähettämät tekniset tiedot sekä evästeitä ja muita vastaavia tekniikoita koskevat tiedot.
• Muut tiedot: lautakunnissa ja neuvostoissa käsiteltäviin tapauksiin liittyvät henkilötiedot, auktorisointiin tai hyväksyntään liittyvät tiedot, tieto yksittäisen työntekijän työvuosista liittyen ansiomerkkien myöntämiseen, tiedot liittyen tutkimustoimintaan, Kansainvälisen kauppakamarin (ICC) jäsentiedot.

Henkilötiedot poistetaan käsittelystä: Keskuskauppakamari käsittelee henkilötietojasi niin kauan, kun Keskuskauppakamarilla on jokin edellä kuvattu käsittelyperuste tietojen käsittelyyn voimassa, sekä kohtuullisen ajan sen jälkeen. Kun henkilötietojen käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai Keskuskauppakamarille kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi tiettyjä henkilötietoja voidaan käsitellä toistaiseksi, kun kyse on arkistoinnista, tieteellisestä tai historiallisesta tutkimuksesta taikka tilastollisia tarkoituksia varten.

Käsittelylogiikka: Henkilötietoja käsitellään joko automaattista tietojenkäsittelyä käyttäen tai manuaalisesti. Käsittelyyn ei liity automaattista päätöksentekoa eikä profilointia.

Henkilötietojen suojaaminen

Keskuskauppakamari käsittelee henkilötietoja turvallisella ja lainsäädännön vaatimukset täyttävällä tavalla. Asiakirja-aineistot säilytetään kulunvalvonnan avulla suojatuissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan käyttövaltuushallinnan avulla. Tietojenkäsittelyvaltuuksien hallinnan avulla valvotaan, että tietoja ja sen osa-alueita saavat käsitellä vain siihen oikeutetut henkilöt. Tiedot on eristetty julkisesta tietoliikenneverkosta palomuuriratkaisujen avulla. Julkisen tietoliikenneverkon kautta lähetettäessä luottamukselliset tiedot suojataan teknisin keinoin.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröitynä sinulla on erityyppisiä mahdollisuuksia vaikuttaa henkilötietojesi käsittelyyn. Pääsääntöisesti toteutamme pyyntösi kuukauden sisällä. Pyydämme ottamaan yhteyttä tämän tietosuojaselosteen alussa mainitun sähköpostiosoitteen kautta taikka postitse. Sinulle kuuluvia oikeuksia ovat:

• Oikeus saada pääsy henkilötietoihin, joita sinusta on kerätty.
  • Käytännössä tämä toteutuu niin, että asianmukaisen ja tunnistetun pyyntösi perusteella toimitamme sinulle raportin henkilötiedoista, joita sinusta on kerätty.
• Oikeus pyytää sinusta kerättyjen henkilötietojen oikaisemista tai poistamista.
  • Jos huomaat tiedoissasi virheitä tai puutteita, voit tehdä meille oikaisupyynnön.
• Oikeus pyytää sinusta kerättyjen henkilötietojen poistamista.
  • Meillä on velvollisuus poistaa pyytämäsi henkilötiedot, jos jokin seuraavista perusteista täyttyy, ja muusta lainsäädännöstä tai viranomaismääräyksestä ei aiheudu tietojen säilyttämisvelvollisuutta:
    • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsiteltiin;
    • vastustat käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyen eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä tai vastustat henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointiin;
    • henkilötietojasi on käsitelty lainvastaisesti;
    • henkilötietosi on poistettava Euroopan unionin oikeuteen tai Suomen lainsäädäntöön perustuvan Keskuskauppakamariin sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi; tai
    • ilmenee että kyse on lapsen henkilötiedoista, jotka on kerätty tietoyhteiskunnan palvelujen tarjoamisen yhteydessä.

• Oikeus pyytää sinusta kerättyjen henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Voit pyytää Keskuskauppakamaria rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä, jos
  • kiistät meillä olevien henkilötietojesi paikkansapitävyyden;
  • käsittely on lainvastaista ja vaadit poistamisen sijaan käytön rajoittamista;
  • Emme enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja edellä kuvattuun käsittelytarkoitukseen, mutta tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi;
  • olet vastustanut henkilötietojen käsittelyä odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö Keskuskauppakamarin oikeutetut perusteet sinun perusteesi.
• Oikeus vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä. Jos Keskuskauppakamari käsittelee tietojasi oikeutetun edun perusteella, on sinulla oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä. Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointia varten.
• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Jos mahdollista erimielisyyttä henkilötietojesi käsittelyyn liittyen ei saada sovinnollisesti ratkaistua sinun ja Keskuskauppakamarin välillä, on sinulla oikeus viedä asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

Henkilötietojen luovutukset ja vastaanottajien ryhmät

Keskuskauppakamari luovuttaa tietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimisissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaistehtävien, sidosryhmäsuhteiden hoitamista sekä kyselyjen, tilastojen ja tutkimusten toteuttamista varten. Keskuskauppakamari luovuttaa tietojasi Keskuskauppakamarille palveluja suorittaville kolmansille osapuolille. Näitä palveluja voivat olla esimerkiksi asiakaspalvelu, ohjelmistopalvelut, tietojen tekninen hallinta ja analysointi, markkinointi ja erilaiset kampanjat. Keskuskauppakamari voi jakaa tapahtumiimme osallistuvien perustietoja muille kyseisten tapahtumien osallistujille.

Lisäksi käsittelemiämme julkisia henkilötietoja annetaan pyydettäessä nähtäväksi. Julkisia henkilötietoja voidaan luovuttaa pyynnöstä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 13 ja 16 §:n mukaisesti siltä osin, kuin kyseessä on Keskuskauppakamarille uskotun julkisen tehtävän hoitamista varten kerätty tieto. Henkilötietoja luovutetaan Keskuskauppakamarin lautakunnissa ja neuvostossa käsiteltävän tapauksen toiselle osapuolelle sekä lautakuntien ja neuvoston jäsenille.

Julkisesti nähtävillä voivat olla tiedot ansiomerkkien saajista, luottamushenkilöiden ja yksittäisen henkilön auktorisoinnin tai hyväksynnän julkisen varmistamisen toteuttamiseksi. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi rekisteröityjen nimi, puhelinnumero, paikkakunta sekä sähköpostiosoite.

Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Keskuskauppakamari siirtää henkilötietoja Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle silloin, kun palveluntarjoaja tai yhteistyökumppanimme on sijoittautunut näiden alueiden ulkopuolelle. Näissä tapauksissa huolehdimme asianmukaisista suojatoimista rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien varmistamiseksi sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.