Uudistetut IT2018-ehdot helpottavat IT-alan valmistautumista tietosuoja-asetukseen

Suomalaisyritykset valmistautuvat parhaillaan EU:n uuden tietosuoja-asetuksen vaatimuksiin. IT-alalla sopimusten tekoa tulevat helpottamaan helmikuussa julkaistavat uudet IT2018-sopimusehdot, joissa on pyritty huomioimaan tietosuoja-asetuksen edellyttämät muutokset. Samaan aikaan ehtojen käyttöohjeita ollaan uudistamassa hyödyntäen legal designia eli sopimusmuotoilua.

EU:n tietosuoja-asetuksen eli GDPR:n (General Data Protection Regulation) soveltaminen alkaa 25.5.2018, mikä edellyttää useiden sopimusten päivittämistä. IT2018-ehdot korvaavat kolme vuotta sitten julkaistut IT2015-sopimusehdot.

“IT2018-ehtojen ensisijaisena tarkoituksena on helpottaa IT-alan sopimusten tekemistä ja alentaa sopimisesta aiheutuvia kustannuksia. Ne soveltuvat käytettäviksi kotimaisissa IT-toimituksissa asiakkaan ja toimittajan välillä – niitä ei kuitenkaan ole tarkoitettu käytettäväksi kuluttajien kanssa tehtävissä sopimuksissa”, Keskuskauppakamarin lakimies Minna Aalto-Setälä kertoo.

Henkilötietojen käsittelystä uudet erityisehdot

Keskeisin uutuus uudistuvissa IT-ehdoissa on EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimusten huomioiminen. Henkilötietojen käsittelystä on tehty uudet erityisehdot, joita voi soveltaa sekä päivitettäessä nykyisiä sopimuksia asetuksen mukaisiksi että uusia sopimuksia solmittaessa. Muutoksia on tehty myös muihin ehtoihin, muun muassa yleisten sopimusehtojen sovellettavuutta on selkeytetty.

“Parannuksia on luvassa myös ehtojen käytettävyyteen. Sopimusehtojen käyttöohjeita ollaan muotoilemassa uudelleen legal designia hyödyntäen. Uudistetut käyttöohjeet ovat saatavilla kevään aikana”, Aalto-Setälä sanoo.

Uudistettujen IT2018-sopimusehtojen taustalla ovat Keskuskauppakamari, Ohjelmistoyrittäjät ry, Suomen Osto- ja Logistiikkayhdistys LOGY ry, Teknologiateollisuus ry ja Tieto- ja viestintätekniikan ammattilaiset TIVIA ry.

IT-alan vakioehdoilla on pitkät perinteet

IT-sopimusehdot ovat helpottaneet IT-alan toimijoiden projekteja jo 1980-luvun ATK-ehdoista lähtien. Aalto-Setälän mukaan valmiista ehdoista ja sopimusmalleista hyötyvät etenkin pienet ja keskisuuret yritykset, joilla ei välttämättä ole osaamista, varaa tai halua tehdä omia sopimuspohjia.

“IT-ehtojen avulla yritys pääsee turvallisesti liikkeelle IT-hankkeissaan. Valmiit ehdot ja mallisopimukset voi ostaa suoraan verkkokaupasta, jolloin ulkopuolisen juristin käyttämiselle ei välttämättä ole tarvetta. Vakioehdot eivät kuitenkaan poista tarvetta miettiä sopimuksen sisältöä tapauskohtaisesti asiakkaan ja toimittajan kesken. Oleellista kuitenkin on, että sovitaan kirjallisesti siitä mitä ollaan tekemässä ja että molemmat osapuolet perehtyvät sopimukseen. Siten vältetään virheellisiä oletuksia siitä, mihin itse ja vastaavasti toinen osapuoli on sitoutunut”, Aalto-Setälä muistuttaa.

IT2018-sopimusehdot lanseerataan 27.2.2018 “Uudet IT2018-sopimusehdot ja GDPR” -tilaisuudessa. Ilmoittaudu tilaisuuteen kuulemaan miten tietosuoja-asetus vaikuttaa yritysten sopimuksiin ja miten uudet IT2018-sopimusehdot vastaavat tähän haasteeseen!