Isännöinnin eettinen neuvosto
Tiivistelmä: Isännöinnin eettinen neuvosto katsoi lausunnossaan, että isännöintiyrityksen toiminta oli ollut eettisten ohjeiden kohdan 1. Toimii huolellisesti ja asunto-osakeyhtiön edun mukaisesti vastaista.
Isännöinnin eettinen neuvosto suositteli Suomen Isännöintiliitto ry:lle ja Isännöinnin auktorisointi ISA ry:lle huomautuksen antamista isännöintialan ammattimaiselle toimijalle. Päätös oli yksimielinen.
Lausuntopyynnön pääkohdat:
Lausuntopyynnön tekijä pyysi Isännöinnin eettisen neuvoston lausuntoa siitä, onko isännöintiyritys toiminut seuraavien eettisten ohjeiden kohtien vastaisella tavalla: 1. Toimii huolellisesti ja asunto-osakeyhtiön edun mukaisesti; 5. Edistää avoimuutta ja suhtautuu viestintään myönteisesti; 8. Ottaa vastaan vain omien kykyjen ja resurssien mukaisia toimeksiantoja.
Lausuntopyynnön taustalla oli kadonneisiin avaimiin liittynyt riitatilanne. Isännöintiyritys tiedotti yhtiön hallitukselle 14.11.2023 hukanneensa kaksi avainta; yhden sähkökaapin avaimen ja yhden parkkihallin käyntiavaimen. Sähkökeskuksen avain löytyi 23.11.2023, mutta käyntiavain vasta 15.1.2024 ollen hukassa yhdeksän viikon ajan. Kadonneella käyntiavaimella oli mahdollista päästä parkkihalliin, jossa osakkaat säilyttivät ajoneuvojaan. Isännöintiyritys ei tiedottanut osakkaita kadonneesta käyntiavaimesta. Osakkaille lähetettiin kysely 21.12.2023, jossa tiedusteltiin, kenellä osakkaalla on minkäkin numeroinen avain. Yhtiön hallituksen näkökulmasta isännöintiyrityksellä ei ollut kykyä ja/tai resursseja huolehtia avainten etsimisestä kohtuullisessa ajassa. Riittävällä kyvykkyydellä sekä oikein kohdistetuilla resursseilla avainten kirjanpito olisi ollut ajan tasalla. Yhtiön hallituksen mukaan vaikutti siltä, että kyse oli isännöintiyrityksen puolella enemmän asenteesta ja tahtotilasta.
Vastauksen pääkohdat:
Isännöintiyritys katsoi toimineensa isännöinnin eettisten ohjeiden mukaisesti.
Avainten luovutuksen yhteydessä oli tapahtunut avaimen luovutuksen kirjaamattomuus. Kyseessä oli käyntiavain autohalliin, eikä yleisavain, millä pääsee esimerkiksi asuntoihin.
Isännöintiyritys teki avaimiin liittyvää selvitystä, jonka yhteydessä havaittiin, että yhtä autohallin käyntiavaimista ei ole kuitattu. Asiasta ilmoitettiin yhtiön hallituksen puheenjohtajalle 14.11.2023. Selvitystyössä käytiin läpi kuittauksia ja isompia eriä kuitanneiden tahojen avainten leimauksia ja 23.11.2023 selvisi, että sähkökeskuksen avain oli toimitettu kiinteistössä olevaan putkeen. Tästä ilmoitettiin hallituksen puheenjohtajalle samana päivänä. Yhtiön hallituksen puheenjohtaja lähetti 12.12.2023 sähköpostin, jossa esitettiin myös korvausvaade. Viestiin vastattiin samana päivänä. Halliuksen puheenjohtajalle ilmoitettiin 18.12.2023, että selvitystyö jatkuu kiinteistössä olevien putkilukkojen selvittämisellä ja rakennusliikkeeltä saatujen avainkuittausten selvittämisellä. Selvitykset eivät tuottaneet tulosta, jonka jälkeen hallituksen puheenjohtajalle ilmoitettiin 21.12.2023, että asiasta tehdään kirjekysely kaikille paikan haltijoille siitä, mikä avain heillä on käytössä. Kyselyn vastausajan määräpäiväksi asetettiin 15.1.2023. Määräaikaan mennessä paikanhaltijalta tuli ilmoitus, että avain on hänellä ja tästä ilmoitettiin hallituksen puheenjohtajalle välittömästi.
Avaimiin liittyvissä selvityksissä on ensimmäisenä selvitettävä se, löytyvätkö avaimet isännöintitoimistosta, huoltoyhtiöstä, muista kiinteistöosakeyhtiöön huoltoja tekevistä yrityksistä tai kiinteistöön tehtävistä lukkoputkista. Koska kohde oli uusi, saatiin edellä mainitut nopeasti selvitettyä. Tämän jälkeen tehtiin paikanhaltijoille kirjekysely, kaikilla ei ollut tiedossa olevaa sähköpostia tai puhelinnumeroa. Tähän varattiin kolme viikkoa johtuen ajankohdasta (joulu, uusi vuosi, postin perillemenoaika). Osakkaille lähteneissä kirjeissä kerrottiin, että isännöintiyritys haluaa varmistaa avainten sijainnin. Kaikki selvitykseen liittyvät kustannukset (postin kulut, kirjekuoret jne.) maksoi isännöintiyritys. Prosessin aikana pyrittiin hyvässä yhteistyössä kertomaan siitä, missä mennään ja mitä seuraavaksi tehdään. Käyntiavaimen etsimiseen meni aikaa, mutta loppujen lopuksi kaikki avaimet ovat tallessa.
Asiassa ei selvinnyt, missä vaiheessa kuittaus on jäänyt ottamatta. Kohteen isännöitsijä nouti avaimet lukkoliikkeestä, mutta noudosta ei ollut kuittauslistaa (yksilöity avainlista) eikä sen ajankohdasta merkintää. Tämän jälkeen avaimia annettiin kuittausta vastaan autopaikan haltijoille. Isännöintiyritys oli kohteen ensimmäinen isännöintiyritys, jolloin vaihtoehdot yhden avaimen merkkaamattomuudelle ovat, että avain on noudettu suoraan lukkoliikkeestä tai avain on noudettu isännöintiyrityksestä ja jostain syystä noudosta ei ole otettu kuittausta.
Isännöinnin eettisen neuvoston antama lausunto:
Asiaan soveltuvat eettisten ohjeiden kohdat
Isännöinnin eettisten ohjeiden 1. kohdan mukaan huolellinen ja asunto-osakeyhtiön edun mukainen toiminta tarkoittaa muun muassa sitä, että isännöintiyritys toimii lainsäädännön mukaisesti, vastuullisesti ja eettisesti. Isännöintiyrityksen tulee myös hoitaa tehtävänsä huolellisesti ja toimia hallituksen ja yhtiökokouksen ohjeistusten ja kirjattujen päätösten mukaisesti. Isännöintiyrityksen tulee olla asunto-osakeyhtiön asioita hoitaessaan lojaali asunto-osakeyhtiölle ja ajaa toimissaan tämän etua.
Isännöinnin eettisten ohjeiden 5. kohdan mukaan avoimuuden edistäminen ja viestintään myönteisesti suhtautuminen tarkoittaa muun muassa sitä, että isännöintiyritys vastaa sovitussa ja kohtuullisessa ajassa saamiinsa yhteydenottoihin ja antaa asunto-osakeyhtiön hallitukselle tarpeellisen tiedon hallituksen tehtävän hoitamiseksi. Isännöintiyrityksen tulee tunnistaa parhaat tavat viestiä sekä tiedottaa monipuolisesti ja hallituksen kanssa sovitusti huomioiden kunkin asunto-osakeyhtiön erilaiset tarpeet. Isännöintiyrityksen tulee suhtautua myötämielisesti viestintään osakkaille ja asukkaille.
Isännöinnin eettisten ohjeiden 8. kohdan mukaan omien kykyjen ja resurssien mukaisella toimeksiantojen vastaanottamisella tarkoitetaan muun muassa sitä, että isännöintiyrityksen tulee jo sopimuksentekovaiheessa ottaa huomioon asunto-osakeyhtiön tarpeet ja ominaisuudet sekä omat resurssinsa sekä huolehtia siitä, että resurssit riittävät sopimusvelvoitteiden ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen sopimuksen voimassaoloaikana. Isännöintiyrityksen tulee hoitaa asunto-osakeyhtiön asiat huolellisesti ja pitää asunto-osakeyhtiölle antamansa lupaukset.
Asian arviointi ja johtopäätökset
Lausuntopyyntö
Lausuntopyynnön kohteena oleva isännöintiyritys on sekä Isännöinnin Auktorisointi ISA ry:n auktorisoima toimija että Suomen Isännöintiliitto ry:n jäsenyritys. Lausuntopyynnön tekemisestä on päätetty kiinteistöosakeyhtiön hallituksessa ja lausuntopyyntö on toimitettu neuvostolle sääntöjen 10 §:n mukaisesti ennen kuin 12 kuukautta menettelyn ilmenemisestä on kulunut. Myös kiinteistöosakeyhtiö voi isännöinnin asiakkaana pyytää lausuntoa, ja isännöinnin eettiset säännöt voivat soveltua myös kiinteistöosakeyhtiöön. Asiassa ei ole ilmennyt neuvoston sääntöjen 11 §:ssä mainittuja seikkoja, joiden perusteella lausuntopyyntö jätettäisiin käsittelemättä. Lausuntopyyntö on tehty säännöissä mainituin edellytyksin.
Toimii huolellisesti ja asunto-osakeyhtiön edun mukaisesti
Neuvosto katsoi selvitetyksi, että lausunnonpyytäjän ja isännöintiyrityksen välisen toimeksiantosopimuksen mukaan lukitusturvallisuuden ja avainhallinnan järjestäminen kuului isännöintiyritykselle. Lausunnonpyytäjä oli 3.11.2023 pyytänyt isännöintiyritystä selvittämään sen avaimien tilannetta. Selvityksen jälkeen 14.11.2023 oli havaittu, että yksi lausunnonpyytäjän pysäköintihallin käyntiavain oli kadonnut siten, ettei isännöintiyritys ollut tiennyt missä tai kenen hallussa avain oli tai sen tulisi olla. Avainta oli etsitty 15.1.2024 saakka, jolloin se oli löytynyt pysäköintipaikan haltijan hallinnasta. Isännöintiyritys oli pyrkinyt etsimään kadonnutta pysäköintihallin käyntiavainta 14.11.2023 jälkeen lukkoliikkeestä, avainten kuittauksista, kiinteistön putkilukoista ja rakennusliikkeestä sekä lopulta 21.12.2023 kirjeitse lähetettävällä kyselyllä pysäköintipaikan haltijoille, johon oli loma-ajan vuoksi pyydetty vastaamaan 15.1.2024, ja jonka avulla kadonnut avain oli löytynyt 15.1.2024. Pysäköintihallin käyntiavain oli todennäköisesti luovutettu käyttäjälleen ilman kirjausta tai kuittausta, mutta asiassa on jäänyt tarkemmin selvittämättä, kenen toimesta avain oli luovutettu. Myös yksi lausunnonpyytäjän sähkökaapin avain oli havaittu kadonneeksi 14.11.2023, mutta se oli löytynyt jo 23.11.2023.
Neuvosto totesi, että lukitusturvallisuuden ja avainhallinnan huolellisessa järjestämisessä ilmenevät puutteet voivat johtaa merkittäviin omaisuusvahinkoihin, minkä vuoksi puutteisiin on suhtauduttava riittävällä vakavuudella. Puutteen vakavuutta ja asian kiireellisyyttä arvioitaessa on otettava huomioon muun muassa se, mikä avain on kadonnut. Neuvosto katsoi, että pysäköintihallin käyntiavaimen katoamista ei voida lukitusturvallisuuden vaarantumisen vuoksi pitää vakavuudeltaan vähäisenä, vaikka kysymys ei ole ollut esimerkiksi yleisavaimen tai asuinhuoneiston avaimen katoamisesta, eikä asiassa ole esitetty tapahtuneen vahinkoa katoamisen vuoksi. Asiassa on otettava huomioon myös se, että lausunnonpyytäjän pysäköintihalli on ollut uudiskohde, käyntiavaimia oli ollut yhteensä 43 kappaletta ja isännöintiyritys oli ollut lausunnonpyytäjän ensimmäinen isännöitsijä, minkä vuoksi aikaisemmat isännöitsijät tai isännöinnin vaihtotilanteet eivät olleet voineet vaikuttaa avainhallintaan.
Isännöintiyritys oli isännöintisopimuksen perusteella velvollinen huolehtimaan lausunnonpyytäjän lukitusturvallisuudesta ja avainhallinnasta. Tämän vuoksi ja siitä huolimatta, että avaimen luovuttaja on jäänyt varmuudella selvittämättä, neuvosto katsoi isännöintiyrityksen menettelyn olleen huolimatonta, koska pysäköintihallin käyntiavain ei ollut ollut isännöintiyrityksen hallinnassa. Pysäköintihallin avaimen etsintään käytettyä noin kahden kuukauden aikaa on lausunnonpyytäjän lukitusturvallisuuden vaarantumisen vakavuus huomioon ottaen pidettävä kohtalaisen pitkänä aikana. Avain olisi todennäköisesti löytynyt nopeammin esimerkiksi aikaisemmin toteutetulla kirjekyselyllä. Tämän vuoksi isännöintiyrityksen menettelyä on pidettävä myös avaimen katoamisen selvittämisen osalta jossain määrin huolimattomana. Pysäköintihallin käyntiavaimen katoaminen oli esitetyn selvityksen perusteella ollut kuitenkin yksittäistapaus ja asiassa ilmenneiden seikkojen valossa isännöintiyrityksen huolimattomuutta on pidettävä kokonaisuutena arvostellen varsin lievänä.
Isännöintiyrityksen menettely oli edellä todetulla tavalla huolimatonta ja siten eettisten ohjeiden 1. kohdan (huolellinen ja asunto-osakeyhtiön edun mukainen toiminta) vastaista.
Edistää avoimuutta ja suhtautuu viestintään myönteisesti
Asiassa esitetyn selvityksen perusteella isännöintiyritys oli vastannut lausunnonpyytäjän edustajan yhteydenottoihin pääsääntöisesti saman päivän aikana. Neuvosto katsoi, että pysäköintipaikan haltijoille lähetettävää kirjekyselyä voitiin pitää asianmukaisena tapana viestiä, koska kaikkien pysäköintipaikan haltijoiden sähköpostiosoitteita tai puhelinnumeroita ei ollut isännöintiyrityksen käytettävissä. Kirjekyselyssä ei ollut kuitenkaan suoraan tiedotettu yhden käyntiavaimen katoamisesta.
Lausunnonpyytäjän ja isännöintiyrityksen välisen isännöintisopimuksen mukaan normaaliin hallintoon liittyvät osakas- ja asukastiedotteet sekä viestintä äkillisissä poikkeustilanteissa kuuluu isännöintiyritykselle. Asiassa ei ole esitetty, että isännöintiyritystä olisi nimenomaisesti pyydetty tiedottamaan pysäköintihallin käyntiavaimen katoamisesta pysäköintipaikan haltijoita. Tilannetta ei voida myöskään arvioida asukastiedotteeksi tai sellaiseksi äkilliseksi poikkeustilanteeksi, jonka perusteella olisi selvää, että käyntiavaimen katoamisesta olisi tullut tiedottaa pysäköintipaikan haltijoita. Pysäköintipaikan haltijoita olisi voitu kirjekyselyssä tiedottaa pysäköintihallin käyntiavaimen katoamisesta, mutta tiedottamisen puuttumista ei voida kuitenkaan pitää sellaisena, että isännöintiyritys ei esimerkiksi suhtautuisi myönteisesti viestintään.
Isännöintiyrityksen menettely ei ollut ollut eettisten ohjeiden 5. kohdan (edistää avoimuutta ja suhtautuu viestintään myönteisesti) vastaista.
Ottaa vastaan vain omien kykyjen ja resurssien mukaisia toimeksiantoja
Asiassa esitetyn selvityksen perusteella pysäköintihallin avaimen katoaminen oli todennäköisesti ollut yksittäistapaus, johon liittyvää isännöintiyrityksen huolimattomuus on varsin lievää. Asiassa ei ole ilmennyt sellaista, josta voitaisiin päätellä isännöintiyrityksen huolimattomuuden liittyneen sen kykyihin ja resursseihin lausunnonpyytäjän toimeksiannon hoitamisessa.
Isännöintiyrityksen menettely ei ollut ollut eettisten ohjeiden 8. kohdan (ottaa vastaan vain omien kykyjen ja resurssien mukaisia toimeksiantoja) vastaista.
Seuraamukset
Isännöinnin eettinen neuvosto suositteli Suomen Isännöintiliitto ry:lle ja Isännöinnin auktorisointi ISA ry:lle huomautuksen antamista isännöintiyritykselle.
Päätös oli yksimielinen.
Koska kurinpidollisena seuraamuksena suositeltiin huomautuksen antamista, ei toimijan nimeä julkaista neuvoston sääntöjen 15 §:n perusteella