Isännöinnin eettinen neuvosto
Tiivistelmä:
Isännöinnin eettinen neuvosto katsoi lausunnossaan, että isännöintiyrityksen menettely oli ollut eettisten ohjeiden 1. kohdan (huolellinen ja asunto-osakeyhtiön edun mukainen toiminta) vastaista erääseen laskuun liittyvien maksumenettelyiden osalta. Vaikka kyseinen menettely olikin liittynyt yhteen tapahtumakokonaisuuteen, eikä asiassa ollut ilmennyt, että menettely olisi ollut toistuvaa, oli tapauksessa kyseessä yksi isännöinnin tärkeimmistä perustehtävistä eli huolellinen varainhoito. Neuvosto totesi, että huolelliseen varainhoitoon liittyvään eettisten ohjeiden vastaisuuteen tulee aina suhtautua vakavasti, jolloin sitä on lähtökohtaisesti myös aina pidettävä lievää vakavampana. Neuvosto otti seuraamusta harkitessaan lisäksi huomioon sen, että kyseessä oli ollut erityinen transaktio korjaushankkeen loppuselvittelyssä ja että samansuuruinen maksusuoritus (4464 euroa) oli tehty kohtuullisen lyhyellä aikavälillä (19.12.2023 – 31.1.2024) kolmeen kertaan.
Nämä seikat huomioiden neuvosto totesi, että isännöintiyrityksen menettelyyn liittyvää eettisten ohjeiden 1. kohdan vastaisuutta ei voitu pitää vain lievänä, vaan sitä oli pidettävä lievää vakavampana, jolloin neuvoston sääntöjen 14 §:n mukaan sen tulee suositella varoitusta.
Neuvoston sääntöjen 15 §:n nojalla toimijan nimi on julkaistava tiivistelmän yhteydessä, mikäli suositellaan varoituksen antamista. Kyseisessä lausunnossa isännöintialan ammattimainen toimija on ollut Braleva Kiinteistöpalvelut Oy.
Lausuntopyynnön pääkohdat:
Lausunnonpyytäjä oli pyytänyt Isännöinnin eettisen neuvoston lausuntoa siitä, onko isännöintiyritys menetellyt seuraavien eettisten ohjeiden kohtien vastaisesti: 1. Toimii huolellisesti ja asunto-osakeyhtiön edun mukaisesti.
Isännöintiyritys ei ollut hoitanut tehtäväänsä huolellisesti. Se ei ollut toiminut hallituksen ohjeiden mukaisesti eikä ollut ollut yhtiön asioita hoitaessaan lojaali yhtiölle.
Isännöintiyritys oli jättänyt maksamatta laskun, jonka lausunnonpyytäjä oli sille toimittanut maksettavaksi. Isännöintiyritys oli jättänyt hoitamatta ko. laskuun liittyvän maksumuistutuksen lausunnonpyytäjän antamien ohjeiden mukaisesti. Myöhemmin isännöintiyritys oli maksanut laskun kaksi kertaa. Isännöintiyritys ei ollut antanut taloyhtiön tekemään reklamaatioon asianmukaisia perusteluja. Isännöintiyritys oli uhannut irtisanoa isännöintisopimuksen, koska taloyhtiö oli päättänyt viedä laskuun liittyvän erimielisyyden Isännöinnin eettisen neuvoston käsiteltäväksi. Myöhemmin isännöintisopimus oli irtisanottu.
Asian taustalla oli lausunnonpyytäjän kiinteistössä vuonna 2021 suoritettu ikkunoiden tiivistysten korjausurakka. Urakan vastaanottotarkastuspöytäkirjaan 11.11.2021 oli kirjattu takuuajan vakuudesta mm. niin, että se jätetään sisään eli laskuttamatta pankkivakuuden sijaan ja laskutetaan hyväksytyn 2-vuotistarkastuksen jälkeen. Urakan 2-vuotistarkastus oli suoritettu hyväksytysti 10.11.2023 ja pöytäkirjaan oli mm. takuuajan vakuuden osalta kirjattu, että em. lasku liitetään pöytäkirjaan ja urakoitsija tekee siitä uuden laskun siten, että eräpäivä on tästä päivästä 14 päivän päähän.
Lausunnonpyytäjän hallituksen puheenjohtaja oli saanut kyseisen 2-vuotistarkastuksen pöytäkirjan liitteineen 10.11.2023, välittänyt sen samana päivänä isännöitsijälle ja pyytänyt häntä tallentamaan materiaalin yhtiön asiakirjoihin. Myöhemmin samana päivänä hallituksen puheenjohtaja oli saanut 2-vuotistarkastuksessa sovitun laskun, jonka hän oli välittänyt isännöitsijälle ja pyytänyt isännöitsijää huolehtimaan laskun maksamisesta. Laskun päivämäärä oli ollut 10.11.2023 ja laskun numero 1001000257.
Hallituksen puheenjohtaja oli saanut kyseisestä laskusta 5.12.2023 maksumuistutuksen, jossa oli eräpäivä "heti". Hallituksen puheenjohtaja oli välittänyt kyseisen muistutuksen 6.12.2023 isännöitsijälle tiedustellen, onko lasku tullut hänelle. Seuraavana päivänä isännöitsijä oli välittänyt viestin kirjanpidolle tiedustellen, löytyykö kyseinen asia isännöintiyrityksen taloudenhallintajärjestelmästä. Tähän viestiin hallituksen puheenjohtaja oli vastannut samana päivänä ja todennut, että lasku on maksettava heti ja jos sitä ei löydy, voi maksussa käyttää sähköpostissa olevia tietoja.
Asiaa selvittäessä oli ilmennyt, ettei isännöitsijä ollut koskaan toimittanut maksettavaksi hallituksen puheenjohtajan 10.11.2023 maksettavaksi lähettämää alkuperäistä laskua, vaan sen sijaan toimittanut maksettavaksi tallennettavaksipyydetyssä aineistossa 2-vuotistarkastuksen pöytäkirjan liitteenä olleen laskun (lasku nro 1992, päivämäärä oli 23.11.2021, eräpäivä 31.1.2024). Oikeaa laskua (lasku nro 1001000257) ei ollut koskaan lähetetty maksettavaksi. Kirjanpidossa isännöitsijän sille toimittama lasku 1992 oli kuitattu pois reskontrassa vuodesta 2021 asti olleen vakuuslaskun kanssa eli sitä ei ollut koskaan maksettu.
Hallituksen puheenjohtajan heti maksettavaksi pyydetty, 6.12.2024 lähetetty maksumuistutus oli tallennettu järjestelmään vasta 19.12.2024ja se oli mennyt maksuun samana päivänä. Asia oli ilmennyt hallituksen puheenjohtajan kirjanpidosta ko. asiasta ottamasta kuvakaappauksesta. Kuvakaappauksesta oli ilmennyt myös, että laskua olivat käsitelleet sekä isännöitsijä että isännöitsijän sijainen. Asiaa selvitettäessä oli ilmennyt myös, että urakoitsija oli lähettänyt isännöitsijälle 11.12.2023 sähköpostia tiedustellen, miksi laskua nro 1001000257 ei ole maksettu.
Urakoitsija oli lähettänyt suoraan isännöintiyritykselle ko. asiasta 12.12.2023 päivätyn laskun, jonka nro oli 1001000270. Lausunnonpyytäjän ja isännöitsijän kanssa oli sovittu laskujen hyväksymisen osalta, että kaikki muut kuin tavanomaiset lämpö- sähkö- vesi ja vastaavat säännölliset laskut hyväksytetään taloyhtiön hallituksen puheenjohtajalla ennen maksuun lähettämistä ja toimintatapa oli toiminut normaalisti moitteetta. Kyseisen laskun (nro 1001000270) osalta hallituksen puheenjohtaja ei ollut ollut tietoinen, että sellainen oli lähetetty isännöintiyritykselle eikä hallituksen puheenjohtajalta ollut pyydetty hyväksyntää ko. laskun maksamisesta, eikä hän ollut tullut tietoiseksi ko. laskusta ennen kuin se on maksettu.
Kirjanpidosta oli ilmennyt, että ko. laskun (nro 1001000270) päivämäärä jaeräpäivä oli 12.12.2023. Kyseinen lasku oli luotu 13.12.2023 ja maksettu 27.12.2023 ja käsittelijöinä olivat olleet isännöitsijän sijainen ja isännöitsijä. Osassa laskuja näkyi lähettäjänä pelkästään yrityksen varsinainen toiminimi ja osassa ensin aputoiminimi ja sen jälkeen varsinainen toiminimi. Laskuissa oli kuitenkin yrityksellä luonnollisesti sama y-tunnus jalaskun aiheena "Takuuajan vakuus (2v urakasta)", myös veloitettava summa oli sama.
Asiaa selvittäessä kävi vielä ilmi, että isännöintiyrityksen käyttämässä taloudenhallintajärjestelmässä oli ollut toimintahäiriö 11.12-19.12.2023, ja se oli ruuhkauttanut laskujen käsittelyä ajalla 19.12.-29.12.2023. Lausunnonpyytäjän isännöitsijä oli ollut lomalla 21.12.-22.12.23 sekä 27.12.23-29.12.23 ja tuolloin lausunnonpyytäjän asioita oli hoitanut sijainen. Kumpaakaan asiaa ei voida pitää hyväksyttävänä syynä tapahtuneelle kaksinkertaiselle maksamiselle.
Jos alkuperäinen lasku olisi maksettu, maksumuistutusta ei olisi tullut ja jos edes maksumuistutus olisi maksettu ohjeiden mukaisesti heti, urakoitsija ei olisi lähettänyt uutta laskua ja jos isännöintiyritys olisi pyytänyt sovitun mukaisesti hallituksen puheenjohtajan hyväksyntää uudelle laskulle, ei sitä olisi annettu eikä kaksinkertaista maksamista olisi tapahtunut. Isännöintiyrityksen oma menettely oli johtanut siihen, että samaa asiaa koskeva lasku oli maksettu kahteen kertaan.
Kaksinkertaisen maksamisen lisäksi isännöintiyrityksen toiminta reklamaation hoidossa ei ole ollut eettisten ohjeiden 1 kohdan mukaista. Lausunnonpyytäjän reklamoitua isännöintiyrityksen liiketoimintajohtajalle (kopiona isännöitsijän sijaiselle) asiasta, oli isännöitsijän sijainen vastannut, että laskut on maksettu ohjeiden mukaisesti ja että he eivät ole velvollisia hyvittämään kyseistä summaa. Samansuuntainen vastaus oli tullut myös viestiin, jolla lausunnonpyytäjä oli pyytänyt tarkempia perusteluja.
Lausunnonpyytäjän hallitus oli lähettänyt isännöintiyrityksen toimitusjohtajalle reklamaation 4.3.2024, jonka toimitusjohtaja oli kuitannut 5.3.2024 ja ilmoittanut vastaavansa mahdollisimman pian. Kun vastausta ei ollut kuulunut, oli toimitusjohtajalta tiedusteltu vastausta 1.4.2024. Liiketoimintajohtaja oli vastannut viestiin 11.4.2024 ja ilmoittanut, että isännöintiyrityksen kanta ei ollut muuttunut.
Kun hallitus oli kokoontunut päättääkseen asian viemisestä eettisen neuvoston käsiteltäväksi, isännöitsijä oli tuonut kokoukseen hallituksen tiedoksi johdon viestin, jossa todettiin mm., että luottamuspula vaikeuttaa yhteistyötä ja isännöintiyritys joutuu harkitsemaan, onko isännöintisopimuksen jatkolle edellytyksiä.
Lausunnonpyytäjä oli kokenut ilmoituksen uhkauksesi, joka ei ole eettiset ohjeet huomioiden hyväksyttävää. Taloyhtiöllä tulee olla mahdollisuus viedä asiat eettisen neuvoston käsiteltäväksi ilman, että isännöintiyritys uhkaa irtisanoa sopimuksen.
Täydennys lausuntopyyntöön
Lausuntopyynnön jättämisen jälkeen lausunnonpyytäjän tietoon oli saatettu, että sama lasku oli isännöintiyrityksen toimesta maksettu vielä kolmannenkin kerran, 31.1.2024. Kolmas suoritus oli tullut esille, kun isännöintiyrityksen kirjanpidosta oli oltu yhteydessä hallituksen puheenjohtajaan. Puheenjohtaja oli pyytänyt isännöitsijältä summan palautusta, mutta isännöitsijä oli kiistänyt isännöintiyrityksen velvollisuuden palautukseen ja ilmoittanut, että isännöintiyritys oli maksanut laskut lausunnonpyytäjän ohjeen mukaisesti.
Lausunnonpyytäjä ei ollut koskaan pyytänyt maksamaan 31.1.2024 eräpäivällä olevaa laskua. Tammikuussa 2024 oli jo selvää, että isännöintiyritys oli virheellisesti maksanut samaa asiaa koskevan laskun kaksi kertaa, asiasta oli lukuisia sähköposteja hallituksen puheenjohtajan ja isännöitsijän välillä. Lisäksi isännöintiyritys oli lausunnonpyytäjän hallituksessa tehdyn päätöksen mukaisesti lähettänyt 9.1.2024 urakoitsijalle laskun liikasuorituksesta. Urakoitsija oli ensin luvannut maksaa liikasuorituksen, mutta ei kuitenkaan ollut sitä tehnyt ja yritys oli asetettu konkurssiin 8.3.2024.
Vastauksen pääkohdat:
Isännöintiyritys ei ollut toiminut asiassa virheellisesti ja eikä vastoin isännöinnin eettisiä ohjeita.
Esitetty tapahtumankulku ei vastannut todellista tapahtumainkulkua.
On riidatonta, että lausunnonpyytäjän varoista oli maksettu urakoitsijalle kolme eri laskua. Urakoitsijan eri nimillä ja laskunumeroilla toimittamat laskut oli kuitenkin hyväksytty ja toimitettu isännöintiyrityksen maksettavaksi lausunnonpyytäjän hallituksen puheenjohtajan toimesta. Laskujen toimituksen yhteydessä puheenjohtaja oli hyväksynyt ja pyytänyt suorittamaan em. laskut. Yhden laskun osalta puheenjohtaja oli vaatinut suorittamaan laskun välittömästi, vaikka ilman tositteita suoritustiedoilla.
Yhdestä asiasta lähetetään vakiintuneesti yksi lasku. Lausunnonpyytäjän laskujen suorituksia jälkikäteisesti tarkasteltaessa oli havaittu, että urakoitsija oli lähettänyt lausunnonpyytäjän hallituksen puheenjohtajan kanssa sovituin tavoin samaan asiaan liittyen 3 eri laskua, eri laskunumeroilla. Isännöintiyritys ei ollut havainnut, että lausunnonpyytäjän hallituksen puheenjohtaja oli virheellisesti hyväksynyt ja toimittanut maksettavaksi saman laskun kolmeen kertaan.
Ensimmäisen kerran lasku oli lähetetty lausunnonpyytäjälle jo 23.11.2021. Kyseinen lasku oli viety hyväksyttynä laskuna laskutusjärjestelmään ja yhtiön kirjanpitoon laskun toimittamisen jälkeen. Mikäli tämän osalta olisi saapunut hallituksen puheenjohtajalta nimenomainen määräys, esimerkiksi takuuaikaisten vastuiden vuoksi, olisi hyväksyntä poistettu ja lasku poistettu järjestelmästä. liman muita toimenpiteitä takuuajan vakuudeksi jätetty lasku olisi siten normaalisti maksettu sille jo alun perin sovittuna eräpäivänä.
Tässä tapauksessa oli kuitenkin toimitettu lausunnonpyytäjälle eri nimellä ja laskunumerolla uusi lasku. Kyseinen lasku oli hyväksytty lausunnonpyytäjän puheenjohtajan toimesta ja toimitettu isännöintiyritykselle maksettavaksi. Hyväksynnän perusteella lasku oli viety laskutusjärjestelmään.
Kolmannen laskun hallituksen puheenjohtaja oli toimittanut isännöintiyritykselle muistutuslaskun muodossa. Myös kyseinen lasku oli hyväksytty ja toimitettu maksettavaksi isännöintiyritykselle.
Isännöintiyrityksellä ja lausunnonpyytäjällä on käytössään sähköinen laskutusjärjestelmä. Ostolaskut toimitetaan isännöintiyritykselle verkkolaskuna, kuten urakoitsija alkuperäisen laskun toimitti. Tämä on erityisen tärkeää siitä syystä, että välikäsien kautta virheellisten laskujen todennäköisyys kasvaa ja vastuunjako laskujen tarkastuksen osalta ei ole selkeää.
Tässä tapauksessa hallituksen puheenjohtaja oli kuitenkin pääasiassa itsenäisesti hoitanut laskutusasian käsittelyn urakoitsijan kanssa. Hallituksen puheenjohtaja ei ollut kutsunut isännöitsijää urakkaan liittyviin työmaakokouksiin, mikä oli poikkeuksellinen järjestely, eikä isännöitsijä siten ollut ollut täysin tietoinen mitä laskutuksesta oli sovittu. Hän oli tältä osin ollut hallituksen puheenjohtajan ohjeistuksen varassa. Hallituksen puheenjohtaja oli myös ohjeistanut laskutuskäytänteet urakoitsijalle, sekä laskut maksaessaan ohjeistanut laskujen maksun isännöitsijälle.
Kuten lausuntopyynnössä on todettu, urakoitsijan kanssa oli vastaanoton yhteydessä marraskuussa 2021 sovittu, että takuuajan päättymisen jälkeen maksetaan erikseen takuuajan vakuutta koskeva lasku (viimeinen maksuerä). Isännöintiyritys tai sen edustaja eivät olleet olleet mukana em. keskusteluissa ja asioista sovittaessa, vaan asiaa oli käsitelty lausunnonpyytäjän hallituksen puheenjohtajan toimesta. Vastoin lausunnonpyytäjän oheistamiin pöytäkirjoihin ja urakoitsijan sähköpostiin kirjattua, asiassa oli alun perin laskutettu ja toimitettu lausunnonpyytäjälle urakoitsijan toimesta takuuajan vakuutta koskeva lasku, jonka eräpäivä oli kirjattu takuuajan päättymisen jälkeiselle ajankohdalle. Toimintatapa oli tältä osin tavanomainen, eikä siihen liittynyt mitään ongelmatiikkaa. Tässä vaiheessa laskutuksessa ei ollut ollut mitään epäselvää tai sekavaa.
10.11.2023 urakkaan liittyen oli pidetty takuutarkastus, jossa viimeinen erä oli sovittu laskutettavaksi, ts. todettu, ettei pidätettyyn takuuajan vakuuteen liittyen ole vaateita. Hallituksen puheenjohtaja ei ollut huomioinut sitä, että asiaa koskeva lasku oli toimitettu lausunnonpyytäjän laskutukseen jo urakan vastaanoton yhteydessä vuonna 2021 (viimeinen maksuerä). Jotta asia olisi säilynyt selkeänä, asiassa ei olisi ollut tarvetta kuin sopia uusi eräpäivä alkuperäiseen vuonna 2021 taloushallintaohjelmaan viedylle laskulle. Takuutarkastuksesta oli laadittu pöytäkirja, johon oli liitetty urakoitsijan viimeistä, takuuajan vakuudeksi talletettua urakkaerää koskeva lasku.
Kyseinen takuutarkastuksen pöytäkirja ja erillisenä liitteenä ollut lasku oli toimitettu lausunnonpyytäjän isännöitsijälle hallituksen puheenjohtajan toimesta 10.11.2023. Kyseisessä laskussa laskuttajan nimenä oli ollut urakoitsijan aputoiminimi. Toimituksen yhteydessä ei ollut ilmoitettu, että kyseinen lasku ei olisi ollut maksukelpoinen. Toimituksen yhteydessä ei ollut myöskään erikseen ilmoitettu, että liitteenä olevaa laskua ei tulisi maksaa, tai että se olisi ollut mitätön. Isännöitsijän tehtäväksi ei ollut myöskään annettu tutustua takuutarkastuspöytäkirjaan ja arvioida sen sisältöä, vaan ainoastaan tallentaa se yhtiön hallintoaineistoon. Ohjeistus laskun osalta oli jäänyt siten hallituksen puheenjohtajalta täysin vajavaiseksi. ´Samana päivänä oli hallituksen puheenjohtajan toimesta toimitettu isännöitsijälle maksettavaksi lasku, jossa laskuttajana näkyi yrityksen varsinainen toiminimi ja laskunumero oli eri kuin aiemmassa, pöytäkirjan liitteenä olevassa laskussa.
Kun laskut oli toimitettu hallituksen puheenjohtajan toimesta isännöitsijälle, oli ne tietenkin arvioitu perusteeltaan ja määrältään tarkastetuiksi ja hyväksytyiksi, sekä siten maksettaviksi. Kysymyksenä em. seikan osalta oli oikeastaan hallituksen puheenjohtajan ja isännöitsijän vastuunjako laskujen tarkastuksesta kyseisen urakan ja siihen kohdistuvien laskujen osalta. Isännöintiyrityksen näkemyksen mukaan vastuu on näiltä osin ollut hallituksen puheenjohtajalla, kun taas hallituksen puheenjohtaja oli nähnyt asian hänen tarkastuksistaan huolimatta isännöintiyrityksen vastuulle kuuluvana. Isännöitsijä ei ollut miltään osin osallistunut neuvotteluihin laskujen osalta, vaan ne oli hoitanut hallituksen puheenjohtaja. Hallituksen puheenjohtajan isännöitsijälle toimittamat laskut olivat olleet eri yhtiöiden nimissä ja eri laskunumeroilla, mikä oli osaltaan aiheuttanut tilanteen, jossa niiden päällekkäisyyttä ei ollut ollut mahdollisuutta havainnoida. Asiasta oli toimitettu lasku jo vuonna 2021 eikä uusia laskuja olisi lähtökohtaisesti tullut toimittaa, mutta taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja oli ohjeistanut asian toisin.
Liikasuoritusten paljastumisen jälkeen isännöintiyritys oli välittömästi vaatinut urakoitsijaa palauttamaan sille tehdyt liikasuoritukset. Suorituksia ei kuitenkaan ollut urakoitsijan maksukyvyttömyyden vuoksi kyetty palauttamaan.
Isännöintiyritys on todennut, että asia ei reklamaation perusteiden ja reklamaation kiistoperusteiden osalta ole eettisen neuvoston toimivaltaan, vaan ensisijaisesti käräjäoikeuden toimivaltaan kuuluva asia. Eettisen neuvoston tutkintavaltuuksien puitteissa asiaa arvioitaessa isännöintiyritys katsoo, että se ei ollut toiminut miltään osin isännöinnin eettisten ohjeiden vastaisesti. Kyseessä oli ollut sekava yksittäistapaus, jossa isännöintiyritys oli maksanut hallituksen puheenjohtajan toimittamat laskut. Laskujen suorittaminen oli perustunut lausunnonpyytäjän ja sen hallituksen puheenjohtajan toimintaan ja ohjeistukseen, sekä epäselvästi annettuihin ohjeisiin.
Mikäli isännöintiyrityksen katsottaisiin toimineen asiassa huolimattomasti, oli kyse poikkeuksellisen sekavasta kokonaisuudesta ja yksittäistapauksesta, joka oli osaltaan sijoittunut lomasijaisuuksien aikoihin. Toiminta ei tässäkään tapauksessa ole ollut eettisten ohjeiden vastaista.
Isännöintiyritys oli asiaa käsiteltäessä ilmoittanut, ettei se katso olevansa vastuussa ylimääräisistä suorituksista. Isännöintiyrityksen näkemyksen mukaan ylimääräiset suoritukset olivat johtuneet urakoitsijan sekavasta laskutuskäyttäytymisestä, jonka hallituksen puheenjohtaja oli sopinut urakoitsijan kanssa, sekä lausunnonpyytäjän hallituksen puheenjohtajan antamista sekavista ohjeista laskujen maksatukseen liittyen.
Isännöintiyrityksellä oli ollut ja on edelleen oikeus ilmaista mielipiteensä ja näkemyksensä aiheesta. Reklamaation kiista oli toimitettu lausunnonpyytäjälle kirjallisesti ja ilmaistu myös suullisesti. Lisäksi perusteet kiistalle oli ilmoitettu lausunnonpyytäjälle.
Riippumatta siitä, olivatko isännöintiyrityksen perusteet reklamaatiolle lausunnonpyytäjän käsityksen mukaan perustellut tai riittävän hyvät, oli lausunnonpyytäjällä ollut oikeus niihin vedota. Reklamaatiokäsittely ja sen aikataulu olivat olleet asianmukaiset ja kohtuulliset. Isännöintiyritys ei ollut reklamaatiokäsittelyn yhteydessä toiminut eettisten ohjeiden vastaisesti.
Isännöintiyritys oli ollut eri mieltä lausunnonpyytäjän kanssa siitä, oliko urakointia koskevan laskun maksaminen useaan kertaan ollut isännöintiyrityksen virhe ja vastuulla. Lausunnonpyytäjä oli jatkanut virheiden ja vaatimusten esittämistä asiassa ja kyseenalaistanut isännöintiyrityksen esittämät perusteet, sekä toimintatavat ja osaamisen.
Vaatimusten esittämisen jatkaminen oli osoittanut, ettei lausunnonpyytäjällä ollut luottamusta isännöintiyritykseen ja sen toimintaan. lsännöintitoimeksianto on aina osaltaan luottamukseen perustuvaa. Mikäli luottamusta ei ole, ei toimeksiantoa voida jatkaa. Tässä tarkoituksessa isännöintiyritys oli ilmoittanut, että se ei katso olevan mahdollista jatkaa lausunnonpyytäjän isännöintiä. Isännöintiyrityksen näkemyksen mukaan isännöintitoimistolla oli luottamuspulaan perustuen oikeus päättää isännöintisopimus. Kyse ei ole ollut uhkauksesta, eikä sen esittäminen ollut liittynyt miltään osin Isännöinnin eettisen neuvoston käsittelyyn, vaan lausunnonpyytäjän esittämän reklamaation perusteisiin ja niiden osoittamaan luottamuspulaan. Isännöintiyritys ei ollut tältäkään osin toiminut Isännöinnin eettisten ohjeiden vastaisesti.
Isännöinnin eettisen neuvoston antama lausunto:
Asiaan soveltuvat eettisten ohjeiden kohdat
Isännöinnin eettisten ohjeiden 1. kohdan mukaan huolellinen ja asunto-osakeyhtiön edun mukainen toiminta tarkoittaa muun muassa sitä, että isännöintiyritys toimii lainsäädännön mukaisesti, vastuullisesti ja eettisesti. Isännöintiyrityksen tulee hoitaa tehtävänsä huolellisesti ja toimia hallituksen ja yhtiökokouksen ohjeistusten ja kirjattujen päätösten mukaisesti. Isännöintiyrityksen tulee lisäksi huolehtia siitä, että voimassa olevat sopimukset ja asiakirjat ovat jatkuvasti hallituksen saatavilla ja käsitellä tarvittaessa sopimuksia hallituksen kanssa tarkemmin sekä toimia aktiivisesti ja varmistaa, että hallitus on tietoinen sopimuksista ja niiden olennaisista ehdoista.
Asian arviointi ja johtopäätökset
Lausuntopyyntö
Lausuntopyynnön kohteena oleva isännöintiyritys on Isännöinnin Auktorisointi ISA ry:n auktorisoima toimija. Lausunnonpyytäjän hallitus on neuvoston sääntöjen 9 §:n mukaisesti päättänyt pyytää lausuntoa isännöintiyrityksen menettelystä.
Asiassa esitetyn perusteella lausuntopyyntö 24.4.2024 on toimitettu neuvostolle sääntöjen 10 §:n mukaisesti ennen kuin 12 kuukautta menettelyn ilmenemisestä on kulunut. Asiassa ei ole ilmennyt neuvoston sääntöjen 11 §:ssä mainittuja seikkoja, joiden perusteella lausuntopyyntö jätettäisiin käsittelemättä. Lausuntopyyntö on tehty säännöissä mainituin edellytyksin.
Isännöinnin eettinen neuvosto on sääntöjensä nojalla toimivaltainen käsittelemään asian siltä osin kuin se arvioi isännöintiyrityksen menettelyä liittyen isännöinnin eettisiin ohjeisiin. Neuvoston toimivaltaan ei kuulu mm. arvioida korvaus- tai vastuukysymyksiä eikä se tässä lausunnossaan ota kantaa muuhun kuin menettelyiden eettisten ohjeiden mukaisuuteen.
Toimii huolellisesti ja asunto-osakeyhtiön edun mukaisesti
Laskujen maksamiseen liittyvät asiat
Lausuntopyynnön ja vastauksen perusteella neuvosto katsoo selvitetyksi, että isännöintiyritys ja lausunnonpyytäjän hallituksen puheenjohtaja olivat sopineet menettelystä, jossa kaikki muut kuin tavanomaiset lämpö-, sähkö-, vesi ja vastaavat säännölliset laskut hyväksytettiin taloyhtiön hallituksen puheenjohtajalla. Lisäksi neuvosto katsoo asiassa selvitetyksi, että hallituksen puheenjohtajalla oli ollut kyseessä olevassa ikkunoiden tiivistysten korjausurakassa iso rooli ja isännöitsijää ei ollut kutsuttu ainakaan kaikkiin urakkaan liittyviin työmaakokouksiin, jolloin hän ei ollut ollut täysin tietoinen siitä, mitä laskutuksesta oli sovittu. Neuvosto toteaa, että tällainen menettely voi olla isännöinnin huolellisen toiminnan kannalta riskialtis.
Asiassa esitetyn aineiston perusteella neuvosto katsoo selvitetyksi, että ainakin yksi maksusuoritus oli tehty osapuolten keskenään sopimasta menettelystä poiketen, ilman hallituksen puheenjohtajan hyväksyntää. Lisäksi isännöitsijä oli reagoinut osaan hallituksen puheenjohtajan lähettämistä, maksuja koskevista sähköpostiviesteistä viiveellä, joka oli johtanut muistutuslaskujen lähettämiseen. Neuvosto toteaa, että hallituksen puheenjohtajan maksuihin liittyvät sähköpostit eivät olleet siinä määrin epäselviä, että niiden perusteella ei olisi ollut mahdollista hoitaa laskun maksamista asianmukaisesti. Neuvosto toteaa myös, että loma-aikoihin liittyvät järjestelyt eivät ole isännöintipalvelun tilaajan vastuulla, vaan isännöintiyrityksen tulee järjestää toimintansa siten, että palvelun tilaajan asiat tulevat hoidetuksi huolellisesti myös loma-aikana. Mikäli taloyhtiölle lähetetyn laskun laskuttaja tai peruste on miltään osin epäselvä, isännöitsijän ei tule maksaa laskua ilman, että laskutuksen aiheellisuus on varmistettu.
Neuvosto toteaa, että laskujen maksumenettelyyn liittyen isännöintiyrityksen toiminta on ollut eettisten ohjeiden 1. kohdan (huolellinen ja asunto-osakeyhtiön edun mukainen toiminta) vastaista.
Reklamaatioon liittyvät asiat
Neuvosto toteaa, että lausunnonpyytäjä on saanut tekemäänsä reklamaatioon vastaukset ensin johtavalta isännöitsijältä ja tämän jälkeen vielä liiketoimintajohtajalta. Liiketoimintajohtajan vastaus on annettu noin 5 viikkoa sen jälkeen, kun tarkennettu reklamaatio liikkeen johdolle oli tehty. Vastauksesta ilmenee, että osapuolet ovat olleet erimielisiä laskujen maksuun liittyvien tapahtumien syistä. Asian laatu huomioon ottaen neuvosto ei pidä kyseistä vastausaikaa tässä tapauksessa kohtuuttoman pitkänä.
Neuvosto toteaa, että reklamaatioon liittyvien lausuntopyynnön kohtien (viive vastauksessa, perustelujen asianmukaisuus) osalta isännöintiyrityksen ei voida katsoa menetelleen eettisten ohjeiden 1. kohdan (huolellinen ja asunto-osakeyhtiön edun mukainen toiminta) vastaisella tavalla.
Isännöintisopimuksen irtisanomiseen liittyvät asiat
Neuvosto toteaa aluksi yleisellä tasolla, että taloyhtiöllä saattaa olla intressi tuoda jokin asia eettisen neuvoston käsittelyyn myös sopimussuhteen aikana, jatkoyhteistyötä vaarantamatta.
Neuvosto toteaa myös, että luottamus on isännöintitoiminnan hoitamisen kannalta keskeinen asia ja luottamuksen puuttuminen saattaa edellyttää sopimuksen uudelleen tarkastelua.
Neuvosto toteaa, että isännöintisopimuksen irtisanomiseen liittyvien asioiden osalta isännöintiyrityksen ei voida katsoa menetelleen eettisten ohjeiden 1. kohdan (huolellinen ja asunto-osakeyhtiön edun mukainen toiminta) vastaisella tavalla.
Seuraamusharkinta
Isännöintiyrityksen toiminta on ollut edellä todetuilla tavoin eettisten ohjeiden 1. kohdan (huolellinen ja asunto-osakeyhtiön edun mukainen toiminta) vastaista.
Isännöintiyrityksen menettelyn 1. kohdan mukainen huolimattomuus on liittynyt yhteen tapahtumakokonaisuuteen, eikä asiassa ole tullut esille mitään sellaista, että 1. kohdan vastainen menettely olisi ollut toistuvaa. Tämä seikka olisi voinut puoltaa sitä, että eettisten ohjeiden vastaisen menettelyn olisi yksittäisenä voitu ajatella olevan myös lievää.
Neuvosto toteaa kuitenkin, että tässä nimenomaisessa tapauksessa eettisten ohjeiden 1. kohdan vastainen menettely on liittynyt yhteen isännöinnin tärkeimpään perustehtävään eli huolelliseen varainhoitoon. Tähän liittyvään eettisten ohjeiden vastaisuuteen tulee aina suhtautua vakavasti, jolloin sitä on lähtökohtaisesti myös aina pidettävä lievää vakavampana. Seuraamusta harkittaessa on lisäksi otettu huomioon se, että kyseessä on ollut erityinen transaktio korjaushankkeen loppuselvittelyssä ja että samansuuruinen maksusuoritus (4464 euroa) on tehty kohtuullisen lyhyellä aikavälillä (19.12.2023 – 31.1.2024) kolmeen kertaan.
Neuvosto toteaa, että isännöintiyrityksen menettelyyn liittyvää eettisten ohjeiden 1. kohdan vastaisuutta yllä mainitut perusteet huomioiden ei voida pitää vain lievänä, vaan sitä on pidettävä lievää vakavampana, vaikka kyse onkin ollut vain yhdestä tapahtumakokonaisuudesta. Neuvoston sääntöjen 14 §:n mukaan sen tulee suositella lievää vakavammasta eettisten ohjeiden vastaisesta menettelystä varoitusta.
Neuvosto harkitsee isännöintiyrityksen eettisten ohjeiden vastaista menettelyä ja asiassa esitettyä selvitystä kokonaisuutena arvioituaanoikeaksi suositella Isännöinnin Auktorisointi ISA ry:lle varoituksen antamista Braleva Kiinteistöpalvelut Oy:lle.
Päätös on yksimielinen.
Koska lausunnossa suositellaan varoituksen antamista, on toimijan nimi julkaistava neuvoston sääntöjen 15 §:n perusteella.